W obecnej zmieniającej się rzeczywistości prawno-podatkowej sporo firm korzysta z obsługi księgowej i profesjonalnego wsparcia biur rachunkowych. W tym zakresie mamy do czynienia z tzw. outsourcingiem usług.
Dzisiaj już nikt nie kwestionuje korzyści płynących z profesjonalnej obsługi księgowej i podatkowej. Na takie podejście duży wpływ ma wiele czynników, jednak do najważniejszych zaliczyć należy mniejsze koszty, niż zatrudnianie specjalistycznej kadry, dostęp do wielu usług w tym dedykowanych ( uwzględniających indywidualne preferencje i potrzeby), fachowa wiedza i sprawdzone rozwiązania, bieżące informacje o zmianach w prawie podatkowym i innym związanym z tematyką, prawidłowa organizacja i obieg dokumentów, kontakt z właściwymi urzędami jak również ubezpieczenie OC biura.
Jeśli szukasz dobrego księgowego lub prostej i bardzo funkcjonalniej aplikacji do wystawiania faktur – poznaj rozwiązania firmy infakt.pl – sami korzystamy i polecamy! 🙂
Sprawdź księgowość infakt.pl
Umowa z biurem rachunkowym
Współprace z biurem rachunkowym powinna regulować umowa o świadczenie usług księgowych czy kadrowo – płacowych, zawierająca postanowienia dotyczące prowadzenia spraw klienta. Samo zawarcie umowy określając zasady współpracy pozwala przedsiębiorcy skoncentrowanie się wyłącznie na prowadzenia działalności, gdyż swoje obowiązki związane ze sprawami kadrowymi i księgowymi powierza on specjalistom.
Nawiązując współpracę z biurem podatnik jest zobowiązany do zawiadomienia Urzędu Skarbowego np. o prowadzeniu księgi podatkowej przez biuro. Zaś po podpisaniu stosownej umowy, powinien powiadomić o tym fakcie naczelnika urzędu skarbowego przekazując dane biura rachunkowego oraz wszelkie niezbędne informacje związane z tym faktem, na co posiada 7-dniowy termin.
Odpowiedzialność biura rachunkowego
Istotnym we współpracy oprócz zakresu i formy współpracy jest zakres odpowiedzialności biura i samego podatnika. Zwłaszcza jest to potrzebne gdy w rozliczeniach pojawią się błędy, a tego wykluczyć nigdy nie można. Pamiętać należy, że korzystanie z usług biura rachunkowego nie zwalnia z odpowiedzialności przedsiębiorcy – podatnika. W przypadku popełnionych błędów, nie oznacza to każdorazowo, że biuro będzie zwolnione z wszelakiej odpowiedzialności, jednak określenie co jest błędem jest czasami bardzo trudne.
Pamiętać jednak należy, że biuro rachunkowe nie może odpowiadać za zobowiązania podatkowe klientów, czyli podatników. Jeśli zostanie w imieniu przedsiębiorcy złożona deklaracja z koniecznością zapłaty należnego podatku, to przedsiębiorca ponosi odpowiedzialność za nie dokonanie jego zapłaty. Organ podatkowy ma przecież zarejestrowanego przedsiębiorcę jako podatnika więc nie będzie prowadził postępowania w zakresie spłaty podatku czy też zaległości podatkowych od właściciela biura rachunkowego, czy też jego pracowników.
Odpowiedzialność przedsiębiorcy
Inną sytuacją będzie gdy w rozliczeniach złożonych za przedsiębiorcę – podatnika pojawią się błędy. W tym zakresie dobrą praktyką jest określenie odpowiedzialności za błędy w umowie o świadczenie usług przez biuro. Powyższe będzie związane również z zakresem obowiązków biura, ustaleniem warunków współpracy, terminów przekazywania dokumentów i innych działań usprawniających prawidłową współpracę. Opisane działania leżą w interesie przedsiębiorcy jak również samego biura rachunkowego i są zabezpieczaniem dla obu stron.
Zalety korzystania z biura rachunkowego
Pomimo zapisów umownych biuro rachunkowe odpowiada zarówno przed urzędem jak i podatnikiem, gdyż w przypadku nieprawidłowości osoba korzystająca z usług biura może domagać się odszkodowania za szkody poniesione w skutek błędnego lub nierzetelnego prowadzenia powierzonej dokumentacji. Powyższe umożliwia art. 471 Kodeksu cywilnego. Dodatkowo odpowiedzialność biura rachunkowego określa też Kodeks karny w art. 9 § 3 jak również art. 303.
Przedsiębiorca – podatnik jest więc oprócz umowy o świadczenie usług, zawartej z biurem rachunkowym, zabezpieczony w innych przepisach. Pamiętać jednak należy, że dobra współpraca oparta jest na początku na ustaleniu wszystkich zasad również w zakresie ewentualnych błędów, aby w przyszłości uniknąć nieprzyjemnych dla obu stron konsekwencji w zakresie ustalenia odpowiedzialności.
